３月２７日（木）書類づくりの勘所（かんどころ）

2014年03月28日　[ 広報ブログ ]

ビジネス文書は、伝えるべき内容を、簡潔かつ明瞭に記す必要があります。

そのためには、読み手への心配りが欠かせません。

Ｓさんは、書類の作成を終え、上司に確認をお願いしました。

上司からは、「この書類は以前も見た。最初からやり直せ。」と、作り直しを命じられました。

しかし、その書類は初めて見せたものでした。

納得がいかないＳさんは、「いいえ、この書類は先ほど完成したばかりです。」と食ってかかりました。

すると、「君の作る書類は、いつも形式的で心がない。お客様のことを思えば、もう少し相手に応じた書類の作成ができるはずだ。」と叱責されたのです。

自分の書類を改めて読み返してみると、書体や文体はいつも同じで、挨拶文さえ同じ文面です。

毎回、同じデータを少しだけ変えて、時間を短縮することばかり考えていたことに気づきました。

受け渡す相手や伝えるべき内容を鑑みて、書類を作り直したＳさん。

上司は、「書類は相手に手紙を書くような気持ちで作りなさい。」と微笑んだのでした。

今日の心がけ◆思いやりの工夫を施しましょう

＜引用：職場の教養　３月号＞

ビジネス文書の目的は用件を正確・明瞭・簡潔に伝えること。

そのためには守らなければならないルールがあります。

1.『結論優先』が原則

先に結論・趣旨を述べ、次に原因・経過、最後に意見・提言の順でまとめる。タイトルをつけて、内容がひと目でわかるようにする。

2.簡潔な文章にする

センテンスは短めに。用件が複雑な時は箇条書きにするなど、一読して内容がわかる工夫が大切。

3.事実は正確に

自分の感想やあいまいな表現は使わない。とくに数字や日時、金額、数量などは記憶にたよらず、データを確認しながらキチンと書く。古いデータをうのみにするのも間違いのもと。

4.わかりやすいことばを使う

その業界にしか通用しないような略語や専門用語はとくに社外文書ではタブー。誤解を招くようなことばや敬語の使いわけにも注意する。

5.書いたら読み返す

公式な文書は保存されるもの。書いたら必ず読み返し、上司のチェックを受ける。とくに社外文書は『会社としての文書』。くれぐれも注意を。

ただ、本文にあるような手紙感覚が必要な、上記ルールから外れたビジネス文書もあります。

ルールを守るか守らないかは、提出する先によると思います。

この中で、今日の心がけにもある“思いやり”が必要とするのは、

社内外問わず「４．わかりやすいことばを使う」だと思います。

自分が知っている言葉、単語を相手が必ず知っているとは限りません。

専門家ぶって専門用語を使うのも、使い分けが必要と思います。

ただ、社内でたまに専門用語を使う方がいます。

これぐらいの専門用語は知っていて欲しいという思いで使われるのかもしれませんが、社員一人一人の仕事内容、業務によって、日頃使わない専門用語を身につけるというのは正直難しいんです。

なんだかそういうこだわりに気がいって、本来の要件を考える方に頭がいかない・・・

という事もあるのですが・・・　ここは私の独り言。

文書で無くても口頭であっても、公私問わず、私は、相手に伝えたいことがあれば、相手の立場に立ってみる。これが思いやりのポイントだと思います。

高齢者の方に小声な早口で話しをしても、「何？」と問い返されるのは少なくありません。

それは相手の立場に立っていないから。

もしかしたら耳が遠い方かもしれないと、予測をして大きな声でゆっくり話をする配慮が必要です。

仕事がうまくいったのは、知らない間に思いやりの心で対応していたのかもしれません。

仕事がうまくいかなかったのは、もっと思いやりの心をもてば、このような二度手間三度手間は無かった。

と反省することはよくあります。

自分の日々の思いやり度を見直してみませんか？

きっと思いやりは思いやりで返ってきますよ！

ありがとうございました。